===Aus der Praxis für die Praxis=== ==== lieber gut und richtig als nur schnell!==== GemaB § 556 Abs. 3 BGB ist über die Betriebskostenvorauszahlungen jährlich abzurechnen. Dabei ist dem Mieter bzw. dem Mitglied bis spätestens zum Ablauf des 12. Monats bezogen auf das Ende der jeweils abzurechnenden Abrechnungsperiode - die Abrechnung zuzuleiten. Der Gesetzgeber hat also den Wohnungsunternehmen einen verhältnismaBig langen Zeitraum zugebilligt, um der Verpflichtung zur Erstellung einer Betriebskostenabrechnung zeitgerecht nachkommen zu können. Und so stellt sich für die mit dieser Aufgabe betreuten Kolleginnen und Kollegen möglicherweise die Frage, ob die Abrechnungen bereits unmittelbar nach Ablauf der Abrechnungsperiode komplett erstellt und den Mietern zu gestellt werden sollten. Auf den ersten Blick spricht im Sinne eines guten Kundenservices alles dafür, möglichst früh innerhalb des vom Gesetzgeber vorgegebenen Zeitraumes schnell und zügig alle hiermit verbunde nen Aufgaben abzuschlieBen und dem Mieter die Abrechnung zuzusenden. Dieses gilt umso mehr, da Gebührenanhebungen insbesondere der öffentlichen Ver-, Entsorgungs- und Dienst leistungsunternehmen im Regelfall zum l. Januar jeden Jahres vorgenommen werden. Da das Kalenderjahr im Regelfall auch der Abrechnungsperiode fur die wohnungswirtschaftlichen Betriebskosten bei den Wohnungsunternehmen entspricht, können so bereits bekannte bzw. mit Sicherheit zu erwartende Kostenänderungen bei der Ermittlung der neu festzusetzenden Betriebskostenvorauszahlungen sachgerecht einbezogen werden. Je später die Abrechnungen erstellt werden, desto kürzer ist die verbleibende Abrechnungsperiode zur Deckung dieser Kostensteigerungen über entsprechend angepasste Vorauszahlungen. Werden die Kostensteigerungen fur den restlichen Abrechnungszeitraum l: 1 umgesetzt, ergeben sich u.U.erhebliche Nachzahlungsbeträge.Fast alle Mieter sind daran interessiert, aus den Betriebskostenabrechnungen nicht mit Nachzahlungsbeträgen belastet zu werden. In der Regel versucht man diese dadurch zu vermeiden, dass die effektiven Steigerungsquoten ganz oder teilweise umgerechnet werden auf die verbleibenden Monate der noch laufenden Abrechnungsperiode. Dieses Verfahren mag von einzelnen Gerichten kritisiert worden sein, aber das Ergebnis, namlich die Vermeidung von Nachzahlungsbeträgen, entspricht voll und ganz dem Mieterinteresse - und dieses sollte uns in erster Linie mit dem Ziel hoher Kundenzufriedenheit am Herzen liegen! Aber auch der Versuch, so schnell wie möglich innerhalb der gesetzlichen Frist abzurechnen, hat seine Tucken: Es passiert leider immer wieder, dass bestimmte (Einzel-) Rechnungen, die als Betriebskosten fur die abgelaufene Abrechnungsperiode abzurechnen waren, von den Auftragnehmern und Dienstleistern mit zum Teil erheblicher Verspätung beim Wohnungsunternehmen eintreffen. Sind zu diesem Zeitpunkt die Einzelabrechnungen der betroffenen Wohnanlagen bereits erstellt und versandt, wird das Wohnungsunternehmen - sollen diese Kosten nicht zu seinen Lasten gehen - die bereits erstellte Abrechnung stornieren und eine neue Betriebskostenabrechnung erstellen müssen. Gerade bei den Mietern- und dies ist leider der Regelfall -, bei denen die korrigierten Betriebskostenabrechnungen zu höheren Kosten führen, ist die gute Stimmung dahin. Selbst wenn man rechtliche Komponenten zunächst auBer Acht lässt, bestäitigt die Erfahrung, dass eine "kritikbehaftete Abrechung von Betriebskosten" dazu führt, dass die kritische Grundhaltung der zusäitzlich belasteten Mieter sehr häufig auf die Abrechnungen folgender Abrechnungsperioden ausstrahlt. Dieses führt auch nach Jahren zu vermehrten - kritischen - mündlichen und schriftlichen Anfragen bis hin zu Beleginsichtnahmen mit nicht unerheblichem Verwaltungsaufwand bei den betroffenen Wohnungsunternehmen.Aber auch der von den Vermietern vorgesehene Verrechnungszeitpunkt ist nicht ohne Belang: Im Regelfall werden Betriebskostenabrechnungen innerhalb einer Wohnanlage aufgrund individueller, verbrauchsabhängiger Erfassung und Verteilung bei einzelnen Betriebskostenarten dazu führen, dass sich fur einzelne Mieter Guthaben bzw. Nachbelastungen in unterschiedlicher Höhe ergeben. Hier sollten auf jeden Fall zwei Mindestanforderungen beachtet werden: Es sollte das Ziel sein, Guthabenbeträge - unabhiingig von gesetzlichen Fristen - so schnell wie möglich auszukehren, weil dieses mit Sicherheit zu einer Verstäirkung der Kundenzufriedenheit führt. Treten da gegen Nachbelastungen auf, so sollte dem Mieter fur die Verrechnung dieser Beträge genugend Zeit verbleiben.Dabei sollte insbesondere bei signifikant hohen Nachbelastungsbeträgen vermieden werden, dass eine Abrechnung nach dem 15. eines Monats mit der Ankündigung versandt wird, dass die Verrechnung zum dann kurzfristig folgenden l . des Folgemonats erfolgt. Möglicherweise kann es in Einzelfällen erforderlich sein, Guthaben und Nachbelastungen fur eine Abrechnungsperiode zu unterschiedlichen Terminen über das Mietsoll zu verrechnen. Lässt man hierbei Zinsaspekte auBer Acht, ist diese Methode sicherlich unproblematisch. Allerdings sollte man darauf achten , dass die dann unterschiedlichen Verrechnungstermine nicht in unterschiedliche Wirtschaftsjahre fallen. da dieses zu bilanziellen Verwerfungen führen kann. Als weitere Grundregel sollte beachtet werden, dass Betriebskostenabrechnungen angrenzender bzw. unmittelbar benachbarter Wohnanlagen zum gleichen Zeitpunkt versandt werden. Mitunter sind sie Gespräichsstoff im Rahmen nachbarschaftlicher Kontakte- und da ist es immer gut, wenn alle den gleichen lnformationsstand haben. Fazit: Es entspricht immer dem hohen Ziel der Kundenzufriedenheit, im Rahmen gesetzlicher Fristen die Betriebskosten so schnell wie möglich abzurechnen. Jedoch ist ständig darauf zu achten, dass dabei keine Kosten zu Lasten des Wohnungsunternehmens anfallen und gleichzeitig auf jeden Fall vermieden wird, Abrechnungen nach Versand korrigieren zu müssen. Grundsätzlich gilt: Eine korrigierte Betriebskostenabrechnung ist aus Sicht der Betroffenen ganz selten eine gute Betriebskostenabrechnung! inhalt
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