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Schwerpunktthema: Energiekosten

Optimierter Datenaustausch mit BK01-Lösungen

Das Seltsame an aufwändiger und gleichförmiger Arbeit ist der Gewöhnungseffekt. Mit der Zeit verliert sich der Blick für Vereinfachungsmöglichkeiten bei diesen Tätigkeiten. Die Zusammenarbeit zwischen Wohnungsunternehmen und Energielieferanten ist dafür ein Beispiel. Den Mitarbeitern der Hagener Gemeinnützigen Wohnungsgesellschaft (ha.ge.we) ging es nicht anders. Über Automatisierungsvorteile für die Buchung und Abrechnung von Betriebskosten dachte man trotz des monatlich wiederkehrenden Aufwands erst nach, als die Aareal Bank den entsprechend spezialisierten Teil des BK01-Verfahrens vorstellte. Die ha.ge.we unterhält in Hagen etwa 5.300 Wohnungen. Lieferant von Strom, Gas, Wärme und Trinkwasser ist die Mark E Aktiengesellschaft, die zur ENERVIE Gruppe gehört, einem der größten eigenständigen Energieversorger in Nordrhein-Westfalen. Die Lieferungen von Mark E verursachen bei der ha.ge.we einen Abrechungsaufwand von monatlich 1.900 Einzelbuchungen für Allgemeinzähler. Ebenfalls monatlich müssen diese pro Straße, pro Objekt, pro Wohnung aufgeteilt werden. Die Systematik und die damit verbundene Arbeit ist den meisten Wohnungsunternehmen bekannt: die internen Nummern der Versorger sind z. B. über Excel mit den Wirtschaftseinheitsnummern des Wohnungsunternehmens in einer Kontrollübersicht in Einklang zu bringen, danach folgt die eigentliche Vorverteilung und die Übernahme in die Finanzbuchhaltung. Alles manuell. Seit Februar 2009 wendet die ha.ge. we bei der Zuordnung und Buchung eingehender Zahlungen das BK01- Verfahren der Aareal Bank an, das in zahlreiche wohnungswirtschaftliche ERP-Systeme exklusiv integriert verfügbar ist. BK01 nutzt virtuelle Kontonummern, um Zahlungen vollständig und automatisiert zuzuordnen und zu buchen, und reichert diese Kernleistung um viele weitere Automatisierungseffekte an. Aufgrund der hohen Zufriedenheit mit diesem Verfahren hatte die ha.ge.we geplant, zusätzlich das so genannte BK01- Betriebskosten Management (BKM) einzuführen, das auch die Buchung der ausgehenden Zahlungen umfassend automatisieren lässt. Um dieses zumindest in der Zusammenarbeit mit Energie- und Entsorgungsunternehmen nochmals zu erleichtern, begann die Aareal Bank vor einigen Jahren, als passgenaues Gegenstück zum wohnungswirtschaftlichen BKM das energiewirtschaftliche Produkt BK01-immoconnect zu etablieren. Der Hintergrund: Mit BK01 auf beiden Seiten kommunizieren Wohnungsunternehmen und Entsorger komplett automatisiert und fehlerfrei ohne jede weitere Abstimmung und unabhängig von der Form der Rechnungsstellung. „Als wir hörten, dass Mark E die Zusammenarbeit mittels BK01 immoconnect anbietet, haben wir das Einführungsprojekt für das Betriebskosten Management mit der Aareal Bank sofort angestoßen“, erinnert sich Rainer Hobusch, kaufmännischer Leiter der ha.ge.we. „Wie sich herausstellte, war der einmalige Aufwand, den das Projekt nur in der Startphase beanspruchte, sehr gering.“ Vereinfacht beschrieben ging es darum, die aufgelisteten Wirtschaftseinheitsnummern mit den internen Nummern von Mark E anzureichern und dann wieder in das ERP-System der ha.ge.we einzuspielen. „Die detaillierte Prüfung der Daten – Wohneinheit, Straße, Kontonummer – hat uns auch schon die meiste Arbeit gemacht. Danach haben die Automatismen gegriffen“, sagt Hobusch. Die ersten Aktivitäten wurden im November 2010 angestoßen. Der erste Lastschrifteinzug an Abschlägen, der über das BK01 Betriebskosten Management und über BK01 immoconnect ohne jeden händischen Eingriff verarbeitet wurde, erfolgte bereits Ende Januar 2011. Und wie lief der? „Wunderbar“, lächelt Hobusch, „und seitdem Monat für Monat ohne einen einzigen Fehler.“ ha.ge.we-Geschäftsführer Harald Kaerger bestätigt: „Unsere Spezialisten für die Betriebskosten haben jetzt endlich die notwendige Zeit, um unseren Mietern bei deren Fragen zur Abrechnung in Ruhe Hilfestellung geben zu können. Für uns hat sich die Einführung sehr gelohnt.“ „Für Mark E“, erklärt Tobias Polte, bei dem Energieversorger zuständig für die Kundengruppe Wohnungswirtschaft, „passt BK01 immoconnect perfekt ins Dienstleistungsportfolio. Wir erhalten damit selbst schlankere und effizientere Prozesse und wir zeigen, dass wir neben unseren zukunftsträchtigen energiewirtschaftlichen Themen wie E-Mobility oder Ökostrom auch systemisch an nachhaltigen Lösungen interessiert sind. Wir treiben ein Thema wie BK01 immoconnect voran, damit unsere Kunden aus der Wohnungswirtschaft sich besser auf ihr Kerngeschäft fokussieren können.“inhalt

jahrgang_2012_ausgabe_01_artikel_01.txt · Zuletzt geändert: 2017/02/27 22:09 (Externe Bearbeitung)